U-Raad en CvB: neem het unieke karakter van verenigingen mee bij de herziening van het beurzentoetsingskader!

ENGLISH BELOW

Wij, actieve en betrokken leden van studentenverenigingen die getroffen zullen worden door het mogelijke nieuwe toetsingskader rondom bestuursbeurzen, willen met deze petitie de U-raad en het College van Bestuur van de Universiteit Utrecht oproepen dit conceptkader te heroverwegen. Nieuw beleid dient rekening te houden met de uiteenlopende behoeftes en maatschappelijke functies van studentenverenigingen en daarnaast met de financiële en mentale problemen van bestuurders, die het fundament zijn van deze verenigingen. 

Allereerst willen wij met klem benadrukken dat ook wij de noodzaak inzien van nieuw beleid rondom de verdeling van bestuursbeurzen. Met name studentensportverenigingen komen er in het huidige stelsel bekaaid vanaf, terwijl zij een cruciaal onderdeel vormen van het studentenlandschap. Een verbetering van hun financiële situatie juichen wij dan ook van harte toe. De manier waarop is naar onze mening echter niet juist: dit gaat ten koste van unieke, kleinschalige verenigingen en levert aanzienlijke problemen op voor middelgrote tot grote verenigingen. We lichten hieronder een aantal van de tekortkomingen van het voorgestelde beleid toe.   

• Verenigingen zijn divers in meer aspecten dan alleen ledenaantal en het bezit van een pand.
  Er wordt geen rekening gehouden met het individuele en unieke karakter van elke vereniging, terwijl dit juist de kern is van wat het Utrechts studentenlandschap zo aantrekkelijk maakt - dat elke student een vereniging kan vinden om zich bij thuis te voelen.
• Geen verschil in beurs tussen een fulltime en parttime bestuur.
  Neem bijvoorbeeld twee hypothetische verenigingen met elk 300 leden. Zij krijgen in het nieuwe stelsel evenveel financiële steun, ongeacht of hun bestuur een werkweek van 40 uur of 20 uur heeft. Op papier wordt geen onderscheid gemaakt tussen ‘fulltime’ en ‘parttime’ bestuur, echter bestaat dit in de praktijk wel degelijk. Het is evident dat het voor de financiële situatie van een bestuurder een groot verschil maakt of deze nog parttime kan studeren en/of werken gedurende het bestuursjaar. 
• Ongewenste concurrentie tussen verenigingen.
  Er is elk jaar een gegeven hoeveelheid nieuwe studenten, waardoor verenigingen met elkaar concurreren binnen dezelfde groep potentiële nieuwe leden. Daarnaast hebben veel sport- en gezelligheidsverenigingen om uiteenlopende redenen op dit moment een wachtlijst. Zij hebben zodoende geen kans om te groeien en daarmee meer beurzen binnen te halen.
• De verwoording van het conceptkader staat open voor verschillende interpretaties.
  De verwoording van het conceptkader is vaag, wat betekent dat de invulling afhangt van de interpretatie die Bestuurlijk Actief eraan geeft. De groep mensen die Bestuurlijk Actief vormt wisselt door de jaren heen, waardoor de invulling met de tijd aanzienlijk kan veranderen. Hierdoor wordt het mogelijk om minder beurzen uit te keren door de tijd heen. Dit veroorzaakt onzekerheid bij zowel studentenverenigingen als koepelorganisaties.
• Stijgende werkdruk, met alle negatieve gevolgen van dien.
  Het verlagen van de beurzen en subsidies zal leiden tot een stijging van de werkdruk, omdat dezelfde hoeveelheid werk moet worden verzet door minder bestuurders. In het bijzonder zijn 25 bestuursbeurzen voor een pand veel te weinig. Een Sociëteits Bestuur (SB) bestaat vaak uit meer dan twee mensen. Dit aantal terugbrengen werkt overspanning, ongezonde copingsstrategieën en andere mentale klachten in de hand; problemen die deze bestuurders nu al regelmatig noemen, maar die met een toenemende werkdruk alleen maar prevalenter worden. 
• Maatwerk is onontbeerlijk.
  Niet elke vereniging heeft baat bij meer beurzen en minder subsidie. Sportverenigingen die met duur materieel werken hebben bijvoorbeeld baat bij veel subsidie, in verband met de onderhoudskosten. 
• Maatschappelijke output wordt niet meegewogen.
  Studentenverenigingen doen steeds meer op het gebied van verduurzaming en waarborgen van sociale veiligheid. Dit naast hun bestaande takenpakket; studenten de broodnodige ontspanning bieden naast hun studie, en het bieden van een veilige, leerzame omgeving waar studenten ervaring kunnen opdoen en competenties kunnen ontwikkelen buiten de universiteit. Bijvoorbeeld door het organiseren van activiteiten en het opzetten van grootschalige of anderszins uitdagende en waardevolle evenementen. 
• Het gaat een probleem worden om nog bestuurders te vinden.
  Er zullen in het nieuwe stelsel minder beurzen zijn om te verdelen, waardoor een bestuursjaar alleen nog een optie zal zijn voor een kleine groep die het zich financieel kan veroorloven. Deze ontwikkeling is reeds gaande, aangezien de huidige bestuursbeurzen ontoereikend zijn om de maandelijkse kosten van bestuurders te dekken. Die situatie zal binnen het nieuwe beleid verergeren.

Kortom, wij zijn het ermee eens dat het beurzentoetsingskader wordt herzien, en wij vinden het goed dat er meer geld beschikbaar komt voor studentenverenigingen. Wij zijn het alleen niet eens met de manier waarop dat wordt gedaan in dit conceptkader, vanwege de bovengenoemde problemen en tekortkomingen. De waardering die het CvB in woorden toekent aan studentenverenigingen, zou in het conceptkader omgezet moeten worden in daden. Wij eisen dat de herziening van het beurzentoetsingskader in nog meer overleg met de verenigingen zelf gedaan wordt en hun input meegenomen wordt in het opstellen van een nieuw toetsingskader. Alleen op die manier wordt er recht gedaan aan de diverse karakters, taken en omstandigheden van de verenigingen.

----------------------------------------------------------

ENGLISH:

We, active and involved members of the student associations of Utrecht, to be affected by the newly proposed assessment framework for distributing board grants, petition the University Council Utrecht (U-raad) and the Utrecht University Executive Board (College van Bestuur) to reconsider the recent approval of aforementioned framework. The improved policy proposal should take into account the different needs, requirements, and social functions of individual student organisations as well as the mental health and financial situation of the board members, who are the keystones of any association.  

First of all, we strongly emphasize that we are aware that a renewed policy concerning the distribution of board grants is a necessary development. Sports associations in particular suffer under the current system, which holds little regard for their unique and essential contribution to student culture. We stress that we wholly support student sports organisations and endorse any improvement to their financial situation. However, we take issue with the way in which this is achieved: taking money away from small, unique associations will threaten their existence, and medium to large sized associations will be faced with considerable hardships as well. Below, we address several of our issues with the proposed framework.  

• Associations are not distinguishable only by membership and owned property.
  The individual and unique characteristics of each student association is not taken into account whatsoever, despite the positive impact of this individuality on the Utrecht student ecosystem – allowing each student to find an association where they truly belong.
• No distinction is made between grants for fulltime and parttime board members.
  Picture two hypothetical associations, each consisting of 300 members. Under the new policy, they will receive identical financial support, whether their board is assigned a 40 hour or 20 hour work week. On paper, no distinction whatsoever is made between a ‘fulltime’ and parttime’ board, even though both of these regularly occur in reality. It is indisputable that an individual board member’s financial situation heavily depends on the possibility of working or studying parttime while holding a board position.
• Undesirable competition between associations.
  A fixed number of new students arrives in Utrecht every year, resulting in a limited pool of recruitable members for student associations, stimulating competition between the latter. Furthermore, many sports and social associations maintain a waiting list for diverse reasons. As a result, these associations do not have the opportunity to expand to qualify for higher grants.
• The justification of the assessment framework is too widely interpretable.
  The justification for the accepted framework is vague, which means that the implementation in reality will hinge on the interpretation of Bestuurlijk Actief Utrecht (a collaboration between Utrecht University of Applied Sciences and Utrecht University for the benefit of student organisations). As Bestuurlijk Actief regularly changes its organisation, inconsistent interpretation of the policy throughout the years is highly likely. This could lead to fewer grants being distributed in total, putting both student organisations and umbrella organisations in an uncertain position.
• Increasing workload and associated negative consequences.
  Decreasing grants and subsidies will lead to an increase in workload, as the same amount of work must be completed by fewer board members. Specifically, twenty-five board grants allocated to one building will prove insufficient. One Sociëteits Bestuur (SB) commonly consists of more than two members. Reducing this number will lead to stress, unhealthy coping mechanisms and other mental health issues. These complications are experienced and expressed by board members even now; undoubtedly to become more prevalent as the work load increases.
• Individual assessment is key.
  Not every association benefits from increased grants and decreased subsidies. For example, sports organisations requiring specialised equipment likely face high expenses and thus benefit from increased subsidy to account for acquisition and maintenance costs.
• Social relevance and output not weighed in as a factor.
  Student associations increasingly contribute to societal issues such as sustainability and social security. This labour is carried out voluntarily, in addition to the actual obligations of a board. Board members provide students with much-needed leisure, and offer a safe, recreational, and educational environment where students are encouraged to gain experience and develop skills outside of the university. For instance, student organisations offer activities as well as large-scale events, often valuable and challenging experiences for the student.
• Finding board members will become more difficult.
  The new system will lead to a decrease of the total number of grants to be distributed, which will make the opportunity to become a board member available only to those who can afford it financially. This is already an issue for student boards, as the current grants are insufficient to cover monthly costs even in the current system. The new policy will only exacerbate the issue.  

In conclusion, we wholly support a revision of the current assessment framework for distributing board grants, and we are pleased to see that more funds are made available to provide student associations with financial aid. However, we do not support the way this revision is approached in the newly proposed framework, for the reasons mentioned above. The appreciation for student organisations as expressed by the Utrecht University Executive Board should not be limited to words, but should be reflected practically in the framework proposal. We urge that the affected student associations are to be involved in the formulation of the revised assessment framework a to a greater degree. The organisations’ input and contributions should be reflected in the final proposal. Only then can we work towards a revised policy which truly honours the varying nature, functions, and circumstances of each individual student association.

Jente Ligthart    Neem contact op met de schrijver van de petitie